常に現場で活動しているITコサンルタントのブログ。ITを効果的に活用できていない中小企業の経営者や情シス担当の方へ分かりやすくお伝えします。
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今回でヒアリングの最後、デザイン部門について書こうと思います。

3週に渡って、部門ごとにヒアリングをさせて頂きましたが、トリがデザイン部門です。

まず、ヒアリングする前の私の考えとしては、
営業や工房の方々から漏れ聞こえてきていた情報からは、
大きく関わる部分は少なく、限定的なのかなぁ・・・と思っていましたが、、、

結果は・・・
やはり影響してました(笑

そのやりとりを少し書こうと思います。

まず、幹部の方が2名セッティングして下さって、名刺交換からスタート。
前回、前々回と違って、面倒になってきたのか(苦笑)、
 「あまり、今回の件話してないので(笑)。少し説明してもらってからでいいですか?」と、
面倒になってきたのね!と思いつつ、
 「さすがに3回目にもなってくると、少々扱いが”雑”になってきてますね(苦笑)」
と言うと、笑いがもれ、リラックスした感じでスタートします。

今回、我々がここに居る理由と目的を2,3分で手短に申し上げ、
叩きとしてつくった現状と将来のイメージ図を持って、
 「貴社のIT基盤をこれから(現行)、このような形(将来)にしていこうかと考えていて、計画を作る為の下準備をさせて頂いてますのでご協力お願いします!」と言うと、
 「なんでも聞いて下さい!」との返答。
ホント、どの部署の皆さんも凄い協力的!!

ここ2,3年で訪問した新規顧客の中では一番進めやすく、やり易い(笑

少し横道にそれるが・・・
この会社さん、ホント、社員教育というか・・・しっかりできていて、
まず、挨拶が気持ちいい!なので、こちらまで清々しい気持ちになるし、場が明るくなる。
工房見学させて頂いた時もそうだったが、作業中なので、どちらかというとこちらが邪魔しないようにと思っていると、
私が言う前に、見かけると向うからとすぐ挨拶して下さる。
『社員(会社)は社長の鏡』
なんて言葉もあったかと思うが、ホントその通りだと思う。

以前、某製造業の会社さんに伺った時があったのだが、
ホント暗かったなぁ(苦笑

ギャップがあまりにもあったので、ふと思いだたしたので書いてしまった。。

デザインの方々も、他部署の方々同様、実に明るく大らかな感じである。

さて、話しを少し戻すと・・・(苦笑)
まず、ERPの事は置いといて先にこの質問から入る。
 「今、業務されていて困った事、不便な事はありますか?ITに限らなくても構いませんので。」とお聞きします。
その後、一通りできったところで今度は
 「では、これあったら便利だなぁ!とか、これできたら早いのになぁ!効率化できるなぁ!て事がもしあれば教えて下さい。」と聞きます。

当然、苦しい事から聞くのには理由があります。
人間、不思議なもので苦痛や痛みを伴うものから解放される事を考えるのが先のようです。
その後に、楽になる事や理想を考える。
心理的にそう考えるようですね。

なので、先程の質問を逆にすると案外答えが中々返ってこないケースもあるので、
こちらから誘導するような質問をしないといけない場合もあったりします。
ですが、先に苦しみや痛みから解放される事には皆さん、すぐに答えてくれます。
※勿論、現状困っている事がない場合はこの限りではありませんが・・・

そうすると、
 「出張の際に作業できる環境がないから、出張には極力行かない。」
 「お客さんと図面を直接見ながら調整できるともっと時短できるが、そのPCもない」


などなど、沢山抱えてた「できない!」の声が集まります。
その後に、先程の「これあったら・・・」に切り替えると、
最初の質問の「できない」が「できるようになる」話しが出てきて、
その後に、自分たちで「あ、これができるようになれば便利じゃないか!?」なんてのが、
勝手にでてくるようになる。
苦しみが解放されると自由の翼でも広がる・・・。

まとめると、できたらいいコトはこんなだった。
iPadなどのデバイスがあればいいのかと思っていのだが、
デザイン部は持ち運びに優れたノートPCがあれば、今の不便、困ったの多くを解決するだけでなく、
業務効率は勿論、時短にもなり、もっと出張にも行けるようになる。

恐らく、今まで”目”には見え難かった、機会ロスを減らすのにも効果があるだろうと感じました。

※この後、ERPの話しもしたのだがここでは少し割愛しようと思います。
 要件定義の際にでもする事になるでしょうから・・・。

ヒアリング前は、営業と工房の狭間で、悪く言えばデザインを共有する事を効率的、
共有化を図れるようにすればぐらいに考えてたのだが、
今回もいい意味で当ては外れた。

実はこの会社さん、社長の方針で、
スタッフはユーテリティ性を持たせたい!と仰っていた。
つまり、営業は営業だけでなく、工房も工房しかできないという事にはしたくないと。

今回のヒアリングで、デザインがそもそも持っている要望を叶えると、
それだけで社長の要望にも沿うし、デザインがある一定部分、営業業務をカバーできるようにもなる。

 「よっぽど、ERPなんて入れるより効果あるよ!」なんて思いながらヒアリングは終了します。

最後に、幹部の方には、

 「工房はERPの導入が共有化と業務効率という面では、これを検討する事がいいのですが、営業とデザインに関してはERPは後でもいいぐらいです。経営視点ならERP先なのですが、勘定系・労務管理との連携がすぐにできない現状であれば、先に営業とデザインの困ったを中心に解決・改善する事が売上にも直結するんではないでしょうか?」
とお話しして終わりにします。

次回は1週飛ばして、ヒアリング結果まとめて、ICT基盤と各社ERP等を検討・調査し、
複数案まずは作ってみようと思います!とお話して今回は終了しました。

さ、これでヒアリングも一旦完了です。
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【2015/02/27 18:00】 | コンサルティング
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さて、今回は前回の営業部門のヒアリングに続いて、
工房さんのヒアリングになります。

前回の投稿はこちら

今回は私からのお願いで、現場を見学させて頂きながらお話しを聞かせて頂く事に。
2次産業の現場って、私はあまり担当してこなかった事もあり凄い興味がありました。
物作りの現場って、なんかいいんじゃないですか(笑
単純に興味があったから見学しながら・・・と言ったわけではないですよ。勿論!

それはさておき、
このお客様では、1Fと2Fが工房になっていて、
縦長で奥行きがある工房でした。

まず案内されて入口から入って、資材なんかが山積みされてて、
設備機器が適所にあって、入口から奥に向かって業務は流れて行く形になっている。
ところどころでPCがポツン、ポツンと用意されていて、
最終的に2Fで梱包されて製品が出荷されていく。
基本的には1Fの手前から奥へ、そして2Fへという流れ。

で、途中、工房のリーダーの方からの説明もあって下記の点が分かりました。
1.工房は各セクション毎に作業内容が違う
2.各セクションは主に5つ
3.必ず全てのセクションを通る流れではない。例外もある
4.作業割はリーダーが担当を決める
5.作業は営業からの見積書と図面のセットで発生する
6.スケジュールは週次と日次の2つで管理している(紙)
7.PCは各セクション毎に1,2台ある

主に上記の点が分かりました。
細かく書くといっぱいあるのですが、大きな点は上の7つかな。

”販売管理システムだけ”を考えると、あるSIerなんかは、
「現場見ますか?」と聞いても、
「あ、大丈夫です。」なんて返事を軽くしてくるSIerやベンダーもありますね。
ホントにこの人達、このクライアントさんの課題や問題を現場も見ないで解決できるのかな!?と、
思わずにはいられないのですが・・・。
それは置いといて・・・。

でも、今回現場見学しながら話しお聞きできて正解でしたね。
そもそもの課題は、
 「工房の原価設定(時間、原材料、単価)が何度も何度も変わるのを手がきでやっている非効率を改善したい」
 「営業と工房の売値と原価を共有したい」

この2点でしたが、
現場見学させてもらってよく分かったのが、
販売管理システムで一元的に管理しても、工房に関してはそれだけでは改善出来ない部分も現場見させて頂いてよく分かりました。

やはりその最たる問題は”紙”ですね。
PCは工房にも台数は少ないものの一応あるので、原価は紙管理からシステム管理にはできますが、
工房内だけでも共有は非常に難しい。
そもそもPCは台数も少ないし、ましてや台数を増やすのはスペース上の問題もあってそれも難しい。
加えて、営業から工房への案件依頼は販売管理システム上だけだと気づき難い。
まして、図面は紙でないと作業(製作)効率が著しく落ちると言うのも見ていて分かる。
見学後、場所を会議室にうつして今回は私からも主に質問させて頂いたが、
 「紙の代わりにタブレットや大型のタッチパネルなどを使った形に代わっても不便を感じないでしょうか?」
 「逆に紙が亡くなった場合のデメリットというか不便になるような事考えられますか?」

なんて質問させて頂くと、まだ実際にどうなるのかが想像なんで分かりかねるが、
全部が”紙”から置き換えられると絶対に効率が悪くなる部分はあると思う!という答え。
たしかに、図面にペンを走らせながら、書き込んだり比較したりしながらやっている姿を見ると、
単純な置き換えは効果がないなと私も感じた。

と言う事で、諸々課題はあったが、一番の問題は”紙”(図面)という事になりそうだ。

システム化して、原価をどこでも、工房の誰でも入れられて、作業時間も見える化され、
営業にも作業時間と原価、粗利がリアルタイムに共有でき、
工房のリーダーも作業状況とスケジュールの確認が容易になる、
ここまでの絵は私の頭の中で描けました。

後は、この”紙”をどう残しつつ、無駄にしないで、紙だけの管理から解き放つか。

図面(紙)を作るのはデザイン部なので、そちらにもヒアリングしてから解決策を考えてみることにします。

ということで、次週はデザイン部にヒアリングです。

本日もお付き合いありがとうございます。

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【2015/02/20 07:30】 | コンサルティング
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あまり、IT業界に馴染みのない人にはピンとこないと思いますが、
「○○インテグレーター」って言葉。。

年末年始に家内の実家に帰省した際、
親族に仕事の話しをしてもやはり全くピンときてなかった事を思い出した(苦笑
当然、SIer(インテグレート)やソリューションなんて言葉は全く伝わらない。。
「何○○インテグレーターって??」てな感じで(笑

システムインテグレーター
ソリューションインテグレーター

最近は、
クラウドインテグレーター

なんてのが良く聞く。

先日、ある社長と話してたら、
 「俺はさぁ、”ソリューション” とか ”インテグレーター” って言葉が嫌いなんだよね」と(苦笑

実態のないものだから余計そう感じるのかもしれませんが、
 「スイマセン、ウチの部署も”ITソリューション”で・・・」と言ったら、

 「いやいや、庄山さんトコはさ、別よ(笑)。でもソリューションって言葉・・・嫌だなぁ」(苦笑
 「スイマセン、今度ソリューション外そうかな(笑)」

まぁ、確かに○○インテグレーターと名乗り、
○○ソリューションと語って、
何も問題も課題も解決しないで、多額の請求をすると言う輩がいる事も事実なので、
そう考えられるのも残念ながらよく分かります。

つい先日までシステムインテグレーターだった会社が、
こないだあったらクラウドインテグレーターと名乗ってる。
扱ってるサービスもほとんど変わらないのに(苦笑
こうなると、ほとんど言葉遊びの域を出ない感じなのだが、

少し真面目な話しをすると、
今までは、サービスは構築する事が主流だったものが、
今は、サービスを組合せて利用する事が主流になりつつある。

インテグレーターと謳っている企業から話しを聞く機会があれば、
提案の仕方も変わってきていると思うので、是非、その辺りを見ても面白いと思います。

御題目だけ変えて、中身が変わってない会社は今までの延長線上の提案しかできませんから、
その点だけご注意を!

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【2015/02/19 17:30】 | 気づき
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このコンサル日記も早くも10回目。

リアルなコンサルティングは昨日で6度目の訪問だったので、
適宜UPしていかないと、記憶が・・・(苦笑

で、今回は4回目の訪問です。
今回のご訪問の主旨は、「営業マンのヒアリング」になります。

今日は私のサポートで一人若手を同席させて、2名でご訪問。
名刺交換して、自己紹介し、
少々アイスブレイクタイム設けて本題に入ります。

今回は2名の営業キーマンにご参加頂きました。

まず、今回我々がここに居る理由と目的をご説明します。
要約すると、
販売管理システムの導入について相談を受けたが、販売管理を入れれば解決するわけではないコトや、
経営陣とのヒアリングから、ICT基盤を考えた方が良いコト、
その為、ICT基盤を検討する中に、販売管理も含めて検討していくコト、

これをご説明します。

その後に、営業マンの困ったを先に聞いてみます。
 「皆さんが営業するにあたって、今不便なコトはありますか?」

こんな答えが返ってきます。
 「外出時にメールが見れない。」
 「私はメールは転送しているけど、できれば会社で社外でも社内でもメールが見れる環境があると便利。」
 「できれば図面を外で見れるようにしたい。」


なんとなく感じてはいたが、やはり、経営と現場では優先課題が違う事をここで改めて認識。
経営からは、
 「見積、原価の作成作業があまりにも非効率でここを改善したい。で、これを共有できるようにしたい!」

この話しが営業から出たのは、
 「他に何かありませんか?」「見積作ったりとかで不便ではないですか?」

と言った誘導質問で出てきた。
つまり、メールが外で見れない!ファイルが外で共有できない!ってコトに比べれば、
見積を手作業で作るコトでの比較対象にはなっていないんだな、というのが分かります。
※実際はどちらがどの程度時間を要して、非効率なのかは現時点では分かりませんが・・・。
ただ、聞くと、確かに面倒だというのが色々と出てくる。
 「会社に戻らないと見積が作れないのは不便」
 「工房にも売値を見てもらって共有できれば確かにいいと思う」


少し中略してしまうが・・・

後は、メール、デバイス、グループウェア等々の利用イメージを膨らませてもらうように話しをしながら、
(実際のこの営業マンの方2人は、スマホにメール飛ばしたりを個人的にしていた・・・)

他部署との連携に話しをうつします。
※ここは次回の工房やその後のデザインでも扱うと思いますので割愛します

思った以上に、色々と考えた意見も頂けて、こちらからも利用イメージを幾つか提示して、
考えて頂く時間もあったので、あっというまの2時間であった。

この時点で営業マン向けの対策と取組む優先順位は私の中ではある程度まとまりました。

営業マンとしての単独の部署で考えると、
投資の効果がすぐにでるのは、

メール、ファイルサーバ

その後に、販売管理システム、グループウェアになりそうです。

さてさて、この後2週に渡って工房の方、デザインの方のヒアリングが続きます。
残りの主要部署2つのヒアリングが終わっても、上記の順番で取組むのがいいのか考えていきたいと思います。

経営陣のお話しでは、工房は販売管理システムがというコトでしたが、
果たしてその通りなのか!?(別に疑ってるわけではありません(苦笑))

次回は5回目の訪問。工房の方のヒアリングになります!

製作の現場に初潜入です。ちょっと楽しみです!

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【2015/02/18 07:30】 | コンサルティング
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今回は4回目の訪問前作業になります。

訪問前の準備、今回・・・実は特にありません。
別にさぼったわけではありません(苦笑

特に3回目から4回目にかけて、ガッツリ準備するコトがなかったので。

あ、でも、ちゃんとERPも平行して検討してはおくので、
ベンダーさんに声掛けてデモは見ておきます。

そういう意味では勿論活動はしているのですが、
あまり書くほどのネタではなかったので今回はほぼ割愛かな(笑
(2回目のご訪問ぐらいから約1ヶ月ぐらい、数社からデモと意見交換をしてます)

今回のご相談はERPに関してはフラットな立場で居たいので、
同業の知人・友人には声掛けず、まずは価格面、
ついで機能面で網羅できそうなERPサービスを持っている企業に声掛けておきます。

3回目の訪問までに幾つか見ておきますが、1社はまずまずのサービスでした。

ただ、各社初回のデモだけなのでここから業務フローが整理されれば、
要件は大きく変わるので、まずは現時点での”仮要求”だけで、
最低限の機能、カスタマイズへの柔軟性などを踏まえ拝見し意見交換させていただきます。
でも、実はここで一番大きなウェイトを占めるのは・・・

担当する営業とコンサルタントですね。これを私はよく見ます。
いや、観察します(笑
今回着た方と、導入時の担当が別という会社も2回目に会うことはまずありません

スタンスとしては、
1.ERPで且つクラウドで利用できる事
2.カスタマイズに柔軟に対応できる事
3.次期バージョンに変わった際に法外な費用にならない事
4.提案時と導入時の担当が同じ事


これがクリアできて初めて次回お会いしようと思います。

で、最悪、SIerさんがこれをクリアできない場合は、
弊社で販売管理システムをASPで提供する事とします。

※ちなみに、この話しはお客様は勿論、SIerさんにもこの条件をお話ししておきます。
 弊社も今後半年以上はリソースの空きも難しいので、
 正直、スクラッチ(オーダーメイドの独自開発といえばいいでしょうか)案件にはしたくないので、
 ERPで決めてしまいたい。それに利益相反にもなるので。
 
お客様的にはそれでもいいかも!?なんて仰いますが、
そこはコンサル上利益誘導しているようで、一本線を引いておきたいのでお客様にも
「結果、合うERPがなかった場合はですよ!」と念を押しておきます。

現時点での情報では、ERPを若干カスタイマズすれば・・・という印象を持っているので、
弊社で開発+提供という事は恐らくないでしょう。

今後の要件定義次第ですが・・・。

結局長くなってしまった(苦笑

今日もお付き合い頂きありがとうございます。

次回は、4回目の訪問。営業マンのヒアリングになります。

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【2015/02/16 07:00】 | コンサルティング
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今日は3回目の訪問になります。

前回の投稿では、この準備について書きました。
前回はこちらからどうぞ!

前回は言ってみれば、”今と将来”を考えてもらう為の準備。
IT基盤てどんな形が望ましいのか?これを考えてもらう為の準備と言えます。

3回目の会議もいつものように幹部の方3名と私入れた4人で始まります。

まず、先週までの振り返りを簡単にして、今回皆さんにご相談したい事をご説明します。
簡単にやりとりの内容をまとめるとこんな感じでした。
 「前回までの打合せで私なりに貴社のITのデザインまとめてみました。それを今日、ご覧になって頂こうと思います。と言っても、難しいものではなく1枚の絵で表現してます。イメージでみてもらえればと思います。」
 「2枚用意しましたが、1枚目が現在の貴社。2枚目が将来。まさに今検討しているトコですね。」


皆さんに見てもらいます。暫し資料を凝視して沈黙。。

 「見て頂くだけであまり説明いらないかもしれませんがどうでしょうか?」

 「そうですね、だいたいイメージできます。」
 「これ見えるとホントに社内でしか何もできないんですね。」
 「このビルに何かあったら全て終わりだな・・・。」


2枚目に目を移してもらいます。

 「ほとんどが外で使う感じになるんですね。」
 「これだとファイルなんかも中でも外でも使える感じになるんでしょうか?」
 「経理部分だけ残す感じなんですね。」
 「全部移しても安全でしょうか?」


このような意見が出てきました。
※それぞれの質問には全て回答しますが、その様子は割愛します

やはり、”IT資産”を外に出すのが危ないんじゃないか!?との懸念が未だに多いコトを改めて再認識しますね。

で、
 「今回絵は2枚しか用意していません。つまり、将来については複数案考えられますが、私としては今回の絵にあるような状態が御社にとってベストではないかと思って、2枚目、3枚目はあえて用意していません。」
とお話しさせて頂きます。
つまり、全てを自社に”所有”する選択や、
一部の重要な部分だけを”所有”する選択。例えば、ファイルサーバと基幹システム部分。
所有する事を全て排除するわけではありませんが、”方向性として”利用する事を念頭に置いたIT基盤の活用を提案します。

本社には工房もあり、地震による被災、火災の心配が他の企業よりは高いコトが分かります。
 「万一、火災が起きた場合、設備は勿論のこと、お客様の情報は全て消失しますよ!」
※ちなみに、お客様はバックアップも社内保管

勿論外の環境(クラウド)にも絶対はありません。
停止するリスクだってあるし、海外のDCにあれば政情不安やテロなどによってどう変わるのかなんて分かりません。
ですが、しっかりと選択しさえすれば停止や消失のリスクを最小限に抑えて、
低価格で運用する事が今は可能な時代になっていますよ!
との説明を加えます。

デメリットの話しが先にでてしまったので、
今度はメリットの話しに切り替えます。

※ここは書かなくてもいいぐらいでしょうかね(笑
 今出来ていないコトがだいたいできるような話しが出るわ、出るわで、この話しで約30分はしたかな(苦笑

粗方話しができったところで、切りだします。
 「メリットもデメリットも大体できったと思いますが、どうでしょうか?2枚目のようなIT基盤で御社のビジネス載せてみませんか?」

 「そうですね、それで私はイイと思います。」
 「私も特に異論はありません。良いと思います。」


最後に事務局になっている幹部の方が、
 「では、この絵のような形でウチのITは検討していきましょう。販売管理も同様に考えましょう。」

意見は全員一致します。
社長も最後の方には参加され、事後報告する手間も省けて私からも最後に念押しします。
 「では、○○さん。この方向で当初ご相談のあった販売管理システムも含めて、IT基盤を検討します。全体的なIT基盤を検討するからには販売管理は当初ご希望の期日には間に合わせられないかもしれませんが、そこは他の部分で効果が出ますのでご容赦ください。」
とお話しさせて頂くと、
 「承知しました。よろしくお願いします!」
とのお返事。

さて、これでトップと幹部の方全員の同意を得られました。

方向性は決まった!
では、次のステップとして各部署のヒアリングと現場見学を合わせてお願いします。
あまり計画策定までの時間がないので、幹部の方のご意見だけでやりたいところは山々なのですが、
これをしとかないと、後で大変なコトになるのは、経験上痛いほど理解しているので、
よほどの事がない限り、現場の方との接点もこの時点で持っておきます。

次回の訪問は、営業の方へのヒアリング、それとお客様のネットワーク環境等の確認をさせて頂く約束をして終わります。

さ、いよいよ本格的に始まります!

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【2015/02/13 07:00】 | コンサルティング
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今日は3回目の訪問に向けての準備を書こうと思います。

前回、前々回と2回の訪問でのアウトプットと、これからやる事。

できた事
・現行業務フローの”叩き”を作成

これからやる事
・グランドデザインを作成する
・ERPを調査しておく


こういった流れが形成できました。
業務フローを2回目でお客差自身が作ってくれたのは何よりです。

向こうがしっかりアウトプットしてくれるので、
こちらも負けずにガンガン上げねば!という気持ちにさせられます。

次回に向けてですが、
当然グランドデザインを作っていく事なんですが、
(あくまでも私視点ですが)

ですが平行して、ERP(今回は販売管理)も調査しておかねばなりません。
最近、中小規模向けのERPはあまり”把握”していないという事もあり、
規模感、予算感、業界向けかで幾つかピックアップしてメーカーさんに声掛けておきます。

計画作る上で、やはり一番時間とパワーを使うのが、基幹となる業務システムの部分。
このお客様の場合、そもそもメーカーやベンダーさんといった、
我々のような”業者”とのビジネスに慣れていない事もあり、
ある程度こちらで早め早めに動いて先回りしておかないと、
あっという間に時間はなくなるし、時間がなくなった結果、
ぐだぐだのシステムが出来上がるという事態を避ける為にも今のうちから行動しておきます。

2回目の打合せが終わった翌日にはアポとって、デモ依頼しサービス内容を確認します。
資料請求しても大した情報は伝わってこないので、やはり直に見るに限ります。
※デモ内容等は割愛します

業務フローもあるので、それを元に幾つか質問させて頂き、
ERPの中でカスタマイズなくいけるかどうかを確認します。
結果、当然のようにカスタマイズが必要な箇所が幾つもある事が分かりました。
ただ、経験上、大幅改修までは至らないだろうということもあり、
個人的な1次選考はパスですね。
ただ、
・お客様が使わない(不要そうな)機能が多数ある
 ※恐らく半数以上の機能は使わないと思われる
・インターフェースが少々チープ(数年前のデザイン)である

これはマイナス点かな。

とは言え、人物的にも”話しが通じる”相手だったので、
他社も見てからだが新業務フローができた段階で再度ご相談させて頂こうと思う。

で、グランドデザインですが文字でぐだぐだ書いても理解して頂けるのか疑問もあるので、
1枚の絵で表現することにします。

今と将来

今

将来

A が B になるのどうですか!という形で。
合わせて、3月間で作る計画と作業をまとめます。

当然の事ながら、まだどこのグループウェアを使うとか、メールサーバはどことか、
この時点でそんな事は決めません。

このお客様にとって”IT基盤はどんな形が望ましいのか?”
この1点だけに絞って作ります。

資料作成の時間は正味、2、3時間程度なんだが、
あこれこ空想の世界に羽を羽ばたかせているとすぐに1,2時間と時間が経っていく(汗

で、まとめた今と未来がこちら。
(3月の計画案は勿論別にありますよ)

この絵を見せると、
 「これするとどれ位かかるんですかねぇ?」
 「外からでも使えるようになるんでしょうか?」
 「サイボウズとかですか??」

という質問が来ることも想定されますので、
※普段、使ってもいないのにサイボウスは知っている。さすがサイボウズさん(笑

サービス、目安額、利用形態などなどを抑えておきます。

さて、これで3回目の準備は完了です。

次回3回目の訪問なります。

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【2015/02/10 07:00】 | コンサルティング
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今回は、番外編として 問題解決=システム導入 ではない!
という事について書いてみようと思います。

過去にも何度かこの手の話題には触れてきましたが、
今回いい機会なので。

なぜ、これを今題材にしたのかというと・・・
今回の話しもまた、「要件定義」ありきというか、
システム導入ありきで進みそうだったので・・・。
※正確には今回は相談レベルからのスタートなので該当しないんですが

これはほとんどの業界関係者が頷いてくれると思うのですが、
システム構築を発 注する前に、RFP(いわゆる提案依頼書)をまとめられている企業なんて、
ほんの一握りでしょう。
私もこの10年でRFPをしっかり作ってあった企業は、片手でもあまるぐらいしかなかった。
(大手中小問わず)

でも、ユーザー企業の方々は、
「顧客管理システムが必要だ!」
「販売管理システムを導入して業務効率上げたい!」
なんて話しを最初にされてくる。

面白いもので、そういうケースに限って自己(自社)分析全くできてない(苦笑
そうだなぁ・・・ハッキリ言って、私の過去の経験上、5社中4社はこのパターンだと思う。

誤解のないように最初に言っておくと、

何も私はRFPを最初に作ってなきゃいけない!とか、
最初は要求定義からやらなきゃ絶対ダメだ!なんて言うつもりはありません。
※勿論あるに越したことはないが・・・

なんか矛盾していることを言っているように聞こえるかもしれませんが

”おかれている状況をしっかり考えて、何をすべきかを決めていく!”

ただ、これだけなんです。

なぜか皆さん、”システム”とか”IT”とかって言葉が絡むと、
すぐにその当りのコトが抜けちゃうんですよね。
で、「○○システムを!」ってなってしまう。
その最たる例がCRMやSFA(苦笑
※これはいつか触れようと思います。

本業だと皆さん、きっちりSWOT分析したり4C考えたりするのに、
なぜかシステムからむと、スポーンと飛んで、システム導入という考えが先に走る。
で、何をシステムでさせたいのかも決まってないまま、SIerやベンダー呼んで要件定義に入ってしまう。
そんな声の掛け方なもんだからSIerやベンダーは、
顧客管理システムを”売る”前提でほいほいくる。
なので、課題が全て洗い出されていれば(つまりRFPがきっちりできている)問題ないのだが、
そうでないとボタンを掛け違えた状態でスタートしてしまう。
上手くいくわけないんですよね。最初から掛け違えてるんですから。。

 「顧客管理できてない」 ⇒ 「顧客管理システム導入する」

これだけで解決するわけではないんですから。

これ、ゴルフに例えると、

 「100切りしたい」 ⇒ 「ゴルフクラブ買う」

ゴルフ場に行けても、これだけでいきなり100切りできないのと一緒で(笑

システムは導入されるゴルフクラブは手に入ったけど
効果・結果がでる100切れるかは別問題ということです。

システムの導入が最終目的ならこれでもいいですが、そんな企業あるはずありません。
システム導入はあくまでも課題解決する為の手段として導入するわけですから。
ゴルフ場でデビューするのが目的ならクラブ買うだけでもOKですが、
100切りが目標ならそれはあくまでも手段の一つとして、まずは道具を手に入れたに過ぎない。

こう書くと、要求定義とか要件定義が・・・って話しになりそうですが、
(要求定義と要件定義は後日書きます)
こんな事書くとまた、小難しい話しになってしまいそうなので、

簡単に言うと、

「ビジネス上の課題をどうシステム使って解決するかがまとまっているのかいないのか」

まとまっているなら、SIerやベンダーに提案してもらってもOKですが、

これがまだまとまってもいないなら、社内・社外に関係なく、
システム化を実現できるように、サポートを情シスないしは我々のような人間に相談してみる事が必要だと思います。

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【2015/02/09 07:00】 | コンサルティング
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今回は2回目の訪問について書こうと思います。

今日は、業務フロー図を事前にお送りしているので、
それが今日の”ネタ”になります。

会議室でお待ちしていると幹部の方がいらっしゃって、
暫し雑談のあと、2人ほど会議室に入ってこられます。
紹介されると、営業・デザイン・工房部門の担当役員の方。
2回目の打合せで早くも幹部の皆様お揃いでの打合せに。。

やる気が伝わってきます。

早速、前回こちらで作成した叩きの業務フローの話しを切りだすと、

 「庄山さんのを参考にして、作ってみたのですがどうでしょうか?」

作成し直した業務フローを見せて頂く。

 「早速ありがとうございます。仕事早いですね!!」
 「庄山さんのを参考にして、作ってみたのですがどうでしょうか?作ってみて改めて気づいたのですが、何度も行ききしているのが分かります。営業と工房の間でも○回は基本やりとりが発生してます」


整理すると、分かっていると思っていながらも、
案外気づかない事も多かったりもするので、アウトプットするとそれが明確になるので、
今回は整理したのは正解でしたね。
これで全員の共通認識の元にToBe(新業務フロー)を考えられます。

で、現行のフロー見ながら幾つか私からも質問させて頂きます。
例えば・・・
 「このフローだと、○回、営業と製造での”ボールの投げ合い”がありますが、これは毎回必ずあるのでしょうか?」
 「それとも、リピーターの場合は1度だけのボールの投げ合いは終了するのでしょうか?」


で、ここのフロー図には表わせられないような特例的なものがないかも確認しておきます。
 「ちなみに、この通常のフローには載せられないようなものはございますか?例えば例外的なものとか・・・」

こうお聞きすると、嬉しそうに
 「それがさぁ・・・」と、出てくる出てくる(笑

そりゃ、通常のERPでは処理できませんね。というものが存在しているのが分かる。
それも必ずあるプロセスなので特例ではない。

例外的な処理ではあるが、ルーティーンで回せないと会社としてはマズイ。
とは言え、それを全てシステムに載せるか否かはここで決める必要はまだないので、
とりあえず、そういう”例外”があることを心に留めておく。

こうして作って頂いたフローを元に、各プロセス毎の役割や作業をお聞きして、
自分の中でのイメージを膨らませて、それを自分なりの業務フローに頭の中で整理してみます。

で、フローの話しの合間に役員の皆様からちょこちょこ出た話しを少し膨らませます。
具体的には、
 「先程、○○が属人化していると言われてましたが、共有する仕組みは何かありますか?」
 「そもそも営業行動が分かり難いと仰ってましたが、どう管理されているのですか?」


基本的には、2択(ある / なし)で質問させて頂き、
「なし」なら、ない理由を少し掘り下げてお聞きする。

すると役員の間でも、
 「あれはこんな事でダメだった」とか「スケジュールの共有も難しくなっている」

こんな回答が返ってきます。

そうすると、課題として認識していなかった問題が浮き上がってきます。

15分程度そんな話しをさせて頂くと、
販売管理以外でも検討した方がよさそうなポイントが幾つか出てきた。

まず重要な問題は、
言い方は悪いのだが、IT基盤が全く整ってないこと!

勿論、現在もビジネスを継続されて、且つ、右肩上がりで売上も利益も上げているので、
私が言うのは少々おこがましいのだが・・・
でも、IT基盤がしっかりと整備されていれば、
もっとコストは下げられ、
もっと効率的に営業活動もできるだろうに、と感じました。

この時点で、
ITのコーディネータが居ない事が、このお客様の最大の問題点だと言う事が分かります。

2回目の訪問でこれが分かったのはなによりで、
そもそものアプローチを少し変える必要が出てきたことが今日分かりました。

と言う事で、私から役員の皆様に一つ提案させて頂きます。

「今日の皆様とのお打合せで、販売管理以外の部分でも改善した方がよさそうなポイントがあるように感じたのですがいかがでしょうか?」
「例えば先程の○○の話しは、スケジュールと設備の共有が図れればクリアできる問題ですし、営業マンの作業効率と作業環境考えると、今のIT環境では難しく、こういう部分の改善も考えられると思います。」
「先回、グランドデザインも・・・なんて話しをさせて頂きましたが、今回の皆様との話しを経て、その必要性を私は強く感じたのですが、販売管理の導入も勿論検討しますが、順番としては貴社のIT基盤全体を考えた上に販売管理はあるべきだと思います。まず先に貴社のデザイン考えませんか?勿論、そのデザインは一度私のほうで作ってみますので。」
とご提案します。

その場で全員からOKのお返事(笑

合わせて、中小規模向けのERPサービスも幾つか調査しておく事をお約束します。

と言う事で、次回、グランドデザインを作って行く事になりました。
と言っても、あくまでも私が考えるお客様のデザインですが。。

2015年、まずはコーディネートから始まりそうです!

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【2015/02/06 07:00】 | コンサルティング
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今回は2回目の訪問に向けてを書こうと思います。

初回に、私からの提案で業務フローを整理しようという事になったので、
早々に業務フローの着手に入ります。

幸い、登場人物(部署)が多くなく、複雑に絡んでいることもない為、
ヒアリングした内容を元に作ります。

まず、叩きの現行フローはこんな感じに。。

業務フロー図

勿論、これで完成ではなく、かなり”粗い”感じで作っておきます。
なぜか?
ポイントは2つ。

1.作り慣れてない方は手本に倣って作るので詳細に作ると、まとめるのに時間がかかる
2.先に詳細に作ると、業務フローを見渡した時総論の話しではなく、各論の話しから入ってしまう

やはり、詳細に作ると時間かかりますし、部門またがるので、
作成するまでに相応の時間がかかってしまいます。
そもそも、現行業務のフローを詳細にまとめる事が目的ではなく、
あくまでも次のステップの為に必要なものなので、粗くてOKとします。

2は、詳細に作るとタスクレベルの各論で議論が始まってしまう事が多い。
先に総論がなければ、各論はひっくり返ったり、そもそも各論の話しが無駄に終わる事もありえるので多少粗くてOKとします。

これは、例えば見積作成時に製造部門と営業が、
 原価は製造部門が、
 売値は営業部門が作っているとします。
ここの各タスクだけで見直すと、仮に今、紙ベースでやりとりしているとすると、
製造が作った原価が営業に回ってきて売値をつける、という業務が何度もぐるぐる回るので、
紙ベースで何度も何度も書き直して往復するのを止めて、
電子データのやりとりで2重作業を止めよう!という結論を出すとします。
これだけ見ると、業務の無駄が改善されたね!と、なるかもしれませんが、

でも、全体のプロセスで見た時に、
仮に、見積時に製造が原価を、営業が売値を個別につけるのが問題だ!となって、
であれば、見積時に製造部門と営業部門でチームを作って、見積作業をする!
こうなってくると、業務プロセスは大幅に見直されます。
そもそも、先程検討していたコト事態が無駄になるわけです。

これが一つポイントで、作り慣れていない方からすると、
最初から詳細なものを作ると、当然それに合わせて作ろうとする。
すると、細かく作ろうととして、アップアップになってしまう。
なので最初は粗めに。

それと、詳細なものを先に作ってしまうと、
この業務フローをベースに”大きい部分”の話し(例えば業務プロセスを見直したいとか)をしたいのに、
各論ベースの話しに終始してしまう傾向が往々にしてあるので、
あえて、粗いものを作ったりする方が効果的だったりもします。

と言う事で、ある程度”粗い”ものが出来上がったので、
2回目の訪問に行こうと思います!

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【2015/02/05 07:00】 | コンサルティング
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さてさて、今回は初回訪問の続きになります。

続きと言っても、前回は初回訪問を”流れ”で・・・つまり時系列的に書き、
少し大雑把でもあったので、今回は訪問のポイントを絞って書こうと思います。

前回、前々回でも書きましたが、今回の相談の主旨は、
「販売管理システムの導入について」でした。

ですが、この件で私が発した最初の言葉は、

「いきなりERPベンダーを呼ばなくて正解です。往々にして販売管理システムの導入ありきで話しが進みますから。特に外れ(ダメ営業)を引いた場合はそれありきでしか話しをしてきません。」
とお話しすると、なぜ??もしくは、ふーーん・・・というリアクションになります。

理由としては、
1.そもそも販売管理システムの導入=課題解決は別であるコト
2.初回からERPベンダーのコンサルなり営業がくると、その製品に縛られる事が多いコト
3.1,2を含め、最終的に販売管理システムの導入ありきで進展しまうケースが多々あるコト

これらをご説明すると、
「なるほどね」と、納得頂けました。

納得頂けた後で、
「では今回、販売管理システムを入れて解決しようと考えられている問題は何でょうか?」
「事前情報では、業務効率上げたい・情報共有ができていないからしたい!とお聞きしてますが」


とお聞きすると・・・

「2重、3重の入力が・・・」など、前回書いたような問題を上げて頂きました。

こちらからは、
「業務フローのようなものってございますか?もしくは、各部毎の業務の流れが分かるようなものとか・・・」

とお聞きすると、
「残念ながら作ってない。社員も増えているので、必要とは感じていているが、まだ手がつけられていない。」との回答。

そこで私から一つ提案。
「では、私もお手伝いしますから、一度、今の御社の業務フローを作ってみませんか?」
「無駄に思われるかもしれませんが、現在の皆さんの業務を棚卸してドキュメントにしてみると、客観的に見えますし、無駄があればすぐに分かりますし、社員の方にもどこをどう改善しようとするのかも見えますよ!」
とご説明すると、

「是非お願いします!」との事なので、
「では、まずは私が今日聞いた限りの内容で、一度作って参りますので、その後、加筆・修正加えて頂けますか?」とご提案。

ちなみに・・・
業務フロー図作って下さい!と言うこともできるのですが、
やはり、0から1をやるのはパワーも掛かりますので、0から1へのステップは、極力私自身は積極的に関与するように心がけています。
※ちなみにこのお客様の場合、作ったその翌週にはお客様自身で1から10にして頂けました(嬉

その後に、私からこの後の進め方を少しご説明し、その他気になった点をお話しします。

「ERPを導入する事も勿論選択肢の一つではあります。」
「ですが、まだ予算も決まっていない、業務フローやプロセスも曖昧な状態でERPありきで検討を進めるのは良いやり方とは思えません。」
「まずは、業務フローとプロセスを見える化してどの程度効果がでるものか検討してから決めるでも遅くはないと思います。」
「その結果、ERP導入が最善となるかもしれませんし、ERPではなく部分的にシステム化する事が効果的かもしれませんし。」
「それと、お聞きする限りIT装備はまだまだこれからのように聞こえるのですが、もしかすると、”これ以外”(販売管理以外)の部分の情報共有や業務効率上げる施策も考えられると思うのですが!?もしかすると、そちらの方が少ない投資で効果があるかもしれませんよ。」


このような話しをさせて頂き、
ほぼほぼ、OK頂けたので、

「では、まず次回までに私の方で現行の業務フローをまとめてきます。いわゆる”叩き”ですね。但し、多少の違いはご容赦ください。」
「そして、並行して、貴社のIT化のグランドデザインと計画案を3ヶ月でまとめましょう!」


と提案します。

先方からは、
「承知しました。よろしくお願いします。」

とのお言葉頂き、晴れて正式にプロジェクトとしてスタートしました。

最後に、暫く定期的に会議の場を設けさせて頂きたい旨ご説明し、
毎週火曜日に定例会を実施する事に。

そこで先方から、
「庄山さん、このサポートというか、、コンサルフィー・・・御社との契約みたいなものはどうすればよいですか?」
とのお言葉。

心の中では「ヨッシャ!!」と思いながらも、冷静に(いや、表情に出てたかな(笑)、
「グランドデザイン作るトコろまでは、”営業”として週に一度お手伝いしますよ!」
「それで、その提案と計画ができて、その内容見て私にその後もお願いしたいと思われれば、その際にあらためてコンサル契約をお願いします!」
と提案。

「大変助かります!!」との幹部の方。
やはり、この提案が一番喜ばれました(苦笑

次回の”飲み”の約束もしっかりとして、初回の訪問は有意義な形で終わります。

次回から正式にスタートします!

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【2015/02/02 07:00】 | コンサルティング
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